Taktyki i techniki onboardingu

Jakie techniki można zastosować w onboardingu? Jak go urozmaicić i zwiększyć jego skuteczność?

Skuteczny onboarding może być ciekawy, angażujący i sprawić, by pracownik jak najszybciej przyswoił sobie wiedzę, poczuł ducha zespołu i związał się z firmą.

Skoro wiesz już, jakie etapy wdrożenia nowego pracownika musisz zaplanować i rozpoczynasz tworzenie programu onboardingu, warto poznać różne taktyki i techniki, które mogą pomóc Ci w jego przygotowaniu.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jeśli niektóre taktyki są już Ci znane, przejdź od razu do zagadnień, które są dla Ciebie najbardziej interesujące.

Job shadowing

Onboarding - job shadowing

Jest to metoda uczenia się, która wywodzi się z idei gildii rzemieślniczych, w których mistrz przyjmował na termin praktykanta, którego uczył zawodu. Pierwsze tygodnie terminu polegały zwykle na bacznej obserwacji tego, co robi mistrz i wykonywaniu prostych prac.

Shadowing to bycie cieniem drugiej osoby – obserwowanie i naśladowanie jej zachowania. Metodę tę wykorzystuje się nie tylko w onboardingu, ale również w programach menedżerskich, a niekiedy również w ramach prezentacji zawodu studentom lub stażystom.

Job shadowing w onboardingu

Aby móc wdrażać pracowników za pomocą tej metody potrzebny jest mistrz, czyli osoba będąca na takim stanowisku, na jakim będzie pracował onboardingowany. Osoba ta musi być dobra w swojej pracy, by przekazywała pozytywne wzorce. Musi też potrafić przekazywać wiedzę. Większe efekty za pomocą tej metody można osiągnąć na stanowiskach, które:

  • wymagają działania według określonych procedur i w określony sposób – np. stanowiska produkcyjne, stanowiska w branży gastronomicznej i hotelarskiej,
  • wymagają dużej ilości interakcji międzyludzkich (onboardingowana osoba przez jakiś czas przygląda się temu, jak wygląda praca i dzięki temu oswaja z różnymi sytuacjami, uczy się sobie z nimi radzić i odpowiednio reagować w czasie rzeczywistym) – np. przedstawiciel handlowy, obsługa klienta, dział reklamacji.

Welcome Kit

Jest to zestaw powitalny, który wręcza się pracownikowi na rozpoczęcie pracy. Zawiera różnego rodzaju obrendowane gadżety, które będą pracownikowi przydatne w pracy. Celem takiego zestawu jest wzmocnienie więzi z firmą, oraz – w szerszym kontekście – budowanie rozpoznawalności marki.

Kiedy sprawdzi się Welcome Kit?

Tę technikę warto wykorzystywać zawsze. Niezależnie od poziomu stanowiska czy jego funkcji (choć niekiedy trzeba różnicować gadżety będące elementem zestawu). Welcome Kit jest szczególnie przydatny przy pracy zdalnej – pozwala pracownikowi otoczyć się gadżetami związanymi z jego firmą, co dodatkowo buduje więź, o którą w home office nieco trudniej.

Pracownicy lubią Welcome Kit’y, bo przecież wszyscy kochamy gadżety! Co więcej, warto pamiętać o tym, że gadżety lubi też rodzina pracownika!

Buddy

Towarzysz, przyjaciel, kumpel, kolega z pracy, w Woonity nazywamy taką osobę druhem. To osoba, która pomaga nowej osobie we wdrożeniu, ale nie jest jej przełożonym. To ktoś, kto jest na podobnym stanowisku, ale zna już firmę i może odpowiedzieć na większość pytań nowej osoby dotyczących pracy w firmie, kultury organizacji, zasad.

W czym pomaga firmowy „kumpel”?

Głównie w kwestiach dotyczących organizacji pracy, ale w praktyce jest to osoba, która wprowadzi pracownika w nieformalną kulturę firmy (dlatego musi być wybierana bardzo rozważnie, bo nie każdy pracownik nadaje się do tego, by być druhem).

Funkcja Buddy nie jest tym samym co job shadowing. Buddy nie jest wzorem dla nowej osoby, tylko pomocą i wsparciem. Nie spędza z nową osobą całego dnia, tylko pomaga mu doraźnie. Nie musi pracować na tym samym stanowisku.

Welcome Book / Play book

Jest to podręcznik dla nowego pracownika, który ma mu pomóc zapoznać się z organizacją. Dawniej wydawany był głównie w formie papierowej, obecnie bywa również w formie elektronicznej. Jego forma w dużej mierze zależeć będzie zarówno od budżetu, jak i tego od tego, czy Twoi pracownicy korzystają z komputerów w czasie pracy.

Co zawrzeć w Welcome Book?

W takiej publikacji można umieścić wiele różnorodnych informacji. Najczęściej dotyczą one:

  • Historii firmy,
  • Misji i wizji, wartości,
  • Zasad pracy,
  • Struktury organizacyjnej.

Choć nazywamy go podręcznikiem, współczesny Welcome Book wcale nie musi być książką. Może to być prezentacja, strona internetowa czy nagranie video.

Gamifikacja (grywalizacja)

Onboarding - grywalizacja

Termin ten opisuje wykorzystanie mechaniki gier w edukacji. Chodzi tu o to, by dzięki takim elementom jak zdobywane punkty, osiągnięcia czy rozwój postaci zachęcać do dalszej edukacji, aktywizować, motywować oraz poprawiać efektywność uczenia się.

Gamifikacja w onboardingu

Grywalizacja weszła kilka lat temu szturmem do świata HR. Pojawiły się grywalizowane szkolenia oraz gamifikowane platformy rozwoju pracowników. Technikę tę, można również wykorzystać w onboardingu. I to niekoniecznie korzystając od razu z pomocy firm projektujących gry, czy oferujących platformy do gamifikacji.

Prostym przykładem jest np. mapa biura. Można pracownika standardowo oprowadzić, można wysłać mu mailem plan biura, a można pracownikowi wręczyć papierową mapę, z zaznaczonymi zadaniami do wykonania w każdym pomieszczeniu, które powinien odwiedzić. Kiedy wykona wszystkie prawidłowo, odblokuje np. kod dostępu do ekspresu do kawy lub szafki na ubrania. Opcja numer 3 na pewno będzie zarówno bardziej interesująca, jak i da pewność, że pracownik faktycznie w praktyce sprawdził, gdzie co się znajduje.

Techniki uczenia się i mnemotechniki

Onboarding w dużej części polega na przyswojeniu sobie określonej wiedzy przez pracownika – trzeba nauczyć się nowych programów, terminów, zasad pracy. Zapamiętać wiele danych, zrozumieć wiele zależności. To może przytłoczyć. Możesz pomóc pracownikowi poprzez włączenie w proces onboardingowy technik aktywnego uczenia się:

  • Tworzenie historii – metoda uczenia się, która polega na tworzeniu skojarzeń pomiędzy przyswajaną wiedzą a informacjami, które już mamy. W zmodyfikowanej wersji może posłużyć ci do upewnienia się, że pracownik ze zrozumieniem zapoznał się z materiałami, które zostały mu przekazane. Możesz poprosić pracownika, by np. opisał swoimi słowami swój pierwszy dzień w pracy i to, czego się dowiedział, co mu się podobało, a co było problematyczne. Zyskasz materiał employer brandingowy oraz feedback.
  • Mapy myśli – za ich pomocą można przedstawić pracownikowi misje, wartości i cele firmy lub strukturę organizacyjną. Mapy myśli bardzo dobrze działają również w pracy zespołowej, przy wdrażaniu kilku osób jednocześnie – mogą tworzyć wtedy wspólne mapy myśli. Przed zastosowaniem tej techniki przeszkól pracowników z ich używania. Nie jest to stratą czasu, bo metody mogą używać w przyszłości w pracy.
  • Akronimy – jeśli chcesz, by pracownik przyswoił np. wartości firmowe, zbuduj z nich akronim! Znacznie łatwiej go zapamiętać.

Entry interview (wywiad wstępny)

Wywiad wstępny z pracownikiem realizowany w ramach onboardingu to tak naprawdę pierwsze spotkanie managera lub pracownika HR z nową osobą dotyczące jej potrzeb, planów i aspiracji. Oczywiście, zagadnienia te poruszane były w czasie rekrutacji, ale trzeba pamiętać, że rekrutacja to swego rodzaju gra – kandydat mówi to, co wydaje mu się, że rekruterzy chcą usłyszeć. Rekruterzy zaś mają za zadanie oddzielić deklaracje od realnych potrzeb i oczekiwań kandydatów. Nie zawsze się to udaje. Entry interview weryfikuje oczekiwania i deklaracje obu stron (bo niekiedy rekruterzy też mają pewne grzeszki „upiększania rzeczywistości” na sumieniu 😉).

Po co robić entry interview z nowym pracownikiem?

Wywiad wstępny daje szansę na to, by się poznać. Dowiedzieć się:

  • Jakie są zainteresowania nowej osoby,
  • Jakie ma aspiracje,
  • W jaki sposób lubi pracować, a co jej przeszkadza,
  • Jakie ma umiejętności i jakie braki,
  • Jakie ma potrzeby szkoleniowe, personalne i psychologiczne.

Dobrze przeprowadzony entry interview, z którego zostaną wyciągnięte wnioski i wdrożone do pracy, daje pewność, że opóźnimy exit interview. Warto go przeprowadzić w ciągu pierwszego miesiąca pracy.

Wszystkie powyższe taktyki i metody możesz wykorzystać jako kolejne kroki w Woonity!

Chcesz pomocy w implementacji lub przygotowaniu onboardingu? Napisz, pomożemy!

Wypróbuj ZA DARMO!

Nie potrzebujesz skomplikowanych systemów by zarządzać ludźmi. Dzięki łatwości obsługi Woonity rozpoczniesz w kilka minut z dowolnego miejsca.

Rozpocznij usprawnianie już teraz.