Onboarding pracownika produkcji

Po przyjęciu przez kandydata oferty pracy:

\

• [ ] Ustal konkretną datę rozpoczęcia pracy z pracownikiem
• [ ] Zgromadź informacje potrzebne do wystawienia skierowania na badania lekarskie
• [ ] Ustal termin odbioru skierowania na badania

\

:::tip Ułatw życie pracownikowi. Wydrukuj mu (lub prześlij) informacje dotyczące miejsca przeprowadzenia badań lekarskich, a jeśli to możliwe, umów go na konkretną godzinę.

:::

• [ ] Zgromadź informacje potrzebne do zamówienia odzieży roboczej

• [ ] Przygotuj listę dokumentów, które pracownik będzie musiał zgromadzić przed rozpoczęciem pracy. Przekaż mu te informacje

  \

:::info Uwzględnij wszelkie dodatkowe dokumenty niezbędne do rozpoczęcia pracy - np. potwierdzenie uprawnień czy rozmiar odzieży roboczej.

:::

• [ ] Ustal z pracownikiem formę odbioru dokumentów do wypełnienia (jeśli spotykacie się osobiście, ustal datę spotkania. Jeśli dokumenty będą przesłane online potwierdź adres mailowy lub przekaż link do ich pobrania.).

:::warning Pamiętaj, że nie wszyscy pracownicy produkcyjni mają dostęp do maila, internetu, drukarek.

:::

:::tip Potwierdź wszystkie telefoniczne czy osobiste ustalenia za pomocą e-mail.

:::

\

Ustalenie z trenerem daty rozpoczęcia treningu produkcyjnego.

Weź pod uwagę limity grup, kolejki i inne zmienne jeśli występują w Twojej organizacji.

:::warning W zależności od organizacji może być konieczne najpierw ustalenie daty rozpoczęcia treningu i dopiero później poinformowanie pracownika o konkretnej dacie rozpoczęcia pracy.

:::

:::info Przypisz ten krok do trenera.

:::

\

Poinformuj wszystkie osoby, które biorą udział we wdrożeniu pracownika o dacie rozpoczęcia przez niego pracy

:::tip Zrób to jak najwcześniej, by mieć pewność, że każdy będzie mieć czas.

:::

\

• Inspektor BHP
• Brygadzista
• Specjalista ds. Kadr
• Trener produkcji
• Inżynier jakości
• Laborant
• Inżynier sprzedaży
• Inne osoby

\

:::info Jeśli trzeba, zarezerwuj ich czas w kalendarzu.

:::

\

Przekaż numer sali wszystkim osobom, które będą obecne na szkoleniu / wdrażaniu pracownika w pierwszym dniu jego pracy.

Przekaż pracownikowi wszelkie niezbędne dokumenty do wypełnienia

Jeśli nie spotykacie się osobiście, potwierdź telefonicznie czy pracownik pobrał wszystkie niezbędne formularze online.

:::info Postaraj się zminimalizować ilość dokumentów, którą pracownik będzie musiał wypełnić w biurze. Im więcej wypełni w domu, tym mniej czasu poświęci na to w pierwszy dzień pracy.

:::

:::tip Aby uniknąć problemów z brakami w dokumentach, przygotuj poradnik dotyczący ich wypełniania (online i/lub w formie drukowanej). Możesz też przekazać pracownikowi numer kontaktowy, pod którym będzie mógł uzyskać pomoc.

:::

:::warning Jeśli pracownik jest obcokrajowcem, pamiętaj, żeby przygotować dwujęzyczne wersje dokumentów.

:::

Przy okazji osobistej wizyty pracownika upewnij się, czy podane przez niego dane dotyczące wymiarów i obuwia, są prawidłowe.

Przygotuj:

• [ ] Odzież ochronną
• [ ] Obuwie robocze
• [ ] Szafkę pracowniczą
• [ ] Kartę / chip do systemu rejestracji czasu pracy (RCP)
• [ ] Inne niezbędne elementy (np. karta parkingowa)

:::info Ten krok przypisz do Specjalisty ds. kadr lub Specjalisty BHP.

:::

\

:::warning Bez badań pracownik nie może zacząć pracy. Upewnij się, że pracownik je wykonał i będzie dopuszczony do pracy.

:::

\

Aby uniknąć przeładowania pierwszego dnia w pracy, sprawdź poprawność wypełnienia dokumentów przed jego rozpoczęciem - np. za pomocą przesłanych przez pracownika zdjęć dokumentów.

:::tip W Polsce smartfony ma około 25 mln użytkowników. Przygotowane wersji formularzy online może znacznie usprawnić wypełnianie dokumentów.

:::

Podpisanie umowy o pracę

Rozważ wcześniejsze podpisanie umowy o pracę z określonym dniem rozpoczęcia pracy. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko porzucenia.

:::info Dopytanie pracownika o stan badań czy zawarcie z nim umowy o pracę na kilka dni przed rozpoczęciem świadczenia pracy daje pracownikowi większe poczucie bezpieczeństwa.

:::

\

Przekazanie pracownikowi agendy pierwszego dnia pracy

Agenda może dotyczyć też całego tygodnia (np. być w formie wydrukowanego dokumentu przekazywanego przy okazji podpisywania umowy).

Przekaż ochronie dane dotyczące nowego pracownika.

:::tip Ochrona to pierwszy kontakt pracownika z firmą. Bardzo ważny element pierwszego wrażenia. Zadbaj o to, by było to doświadczenie przyjemne. Jeśli trzeba, wprowadź zasady witania nowych osób dla ochroniarzy.

:::

:::info Przypisz ten krok do szefa ochrony.

:::

\

Jeśli szkolenie jest całodniowe, warto zamówić catering (kawa, ciastka) do sali szkoleniowej

:::tip Warto zrobić to nawet wtedy, kiedy zatrudnienie obejmuje tylko jednego pracownika.

:::

:::info Ten krok przypisz do osoby zajmującej się w firmie organizacją szkoleń.

:::

\

Wraz z brygadzistą wybierz druha (kolegę z zespołu), który będzie wspierał pracownika przez pierwsze dwa tygodnie / miesiąc pracy

:::warning Ta osoba powinna mieć grafik pracy zbieżny z nowo zatrudnionym pracownikiem.

:::

\

Jeśli jest to potrzebne, przeprowadź szkolenia i ustal cele wsparcia nowego pracownika

Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne akcesoria:

• Projektor + laptop,
• Rekwizyty (np. produkowane części i narzędzia),
• Catering

\

Aby cały proces przebiegł płynnie, wyślij pracownikowi dzień wcześniej SMS z planem pierwszego dnia.

Prześlij mu też listę tego, co ma ze sobą zabrać:

• Dowód osobisty
• Dokumenty do zatrudnienia (jeśli nie zostały złożone)
• Drugie śniadanie (jeśli firma nie zapewnia cateringu)

\

:::tip Zredukujesz lęk i zwiększysz szanse na to, że całe wdrożenie przebiegnie płynnie.

:::

\

:::tip Mimo tego, że wszystkich powiadomiłeś kilka lub kilkanaście dni wcześniej, warto ponownie powiadomić wszystkich uczestników procesu mailem lub telefonicznie i przypomnieć im o jutrzejszym dniu. Unikniesz przykrych niespodzianek!

:::

Zadzwoń w szczególności do:

\

• Ochrony
• Kadrowej
• Specjalisty BHP
• Trenera
• Brygadzisty

\

Przekazanie pracownika przez ochronę / innego pracownika do sali szkoleniowej

:::tip Niezależnie od tego czy od wejścia do sali szkoleniowej droga jest prosta, czy biegnie przez zakład, lepiej by pracownik został odprowadzony na miejsce, niż się po drodze zgubił.

:::

\

:::info Przypisz ten krok do ochrony bądź osoby odpowiedzialnej za pierwsze szkolenie pracownika.

:::

Jeśli jeszcze nie przekazałeś pracownikowi agendy na pierwsze dni, teraz warto to zrobić!

\

Odbierz dokumenty (jeśli nie zostały wcześniej odebrane)

Poprawność sprawdź bez udziału pracownika. Jeśli czegoś brakuje, wydrukuj pracownikowi listę poprawek.

\

:::tip Dzięki temu niczego nie zapomni, a jednocześnie nie będzie zestresowany tym, że już na początku popełnił błąd.

:::

\

Umowa o pracę

Jeśli umowa o pracę nie została podpisana, należy zrobić to jak najszybciej.

:::tip Aby ułatwić zapoznanie się z dokumentem, przygotuj pracownikowi dodatkowo listę najczęstszych pytań i odpowiedzi.

:::

\

Regulaminy

\

• Regulamin pracy

• Regulamin wynagradzania

• Benefity

  \

Pracownik potrzebuje czasu, by się z nim zapoznać, zanim je podpisze. Przeznacz na to około godziny.

:::info Zapowiedz pracownikowi, że za kilka dni spotkacie się, by omówić wszelkie niejasności, jeśli się pojawią.

:::

:::tip Ustal od razu datę spotkania.

:::

Struktura organizacyjna

Przedstawienie pracownikowi ogólnej zasady funkcjonowania firmy - działy, osoby odpowiedzialne.

:::tip Wykorzystaj zdjęcia najważniejszych osób, by pracownik, spotykając np.prezesa czy kierownika produkcji, wiedział, z kim rozmawia.

:::

:::info Poświecenie czasu na przedstawienie firmy pozwoli pracownikowi mocniej się zaangażować.

:::

Procedury HR

Wyjaśnienie pracownikom wszelkich zasad organizacji pracy:

• Zgłaszanie urlopu
• Zgłaszanie urlopu na żądanie
• System pracy zmianowej
• Choroba pracownika i postępowanie w czasie choroby
• Choroba dziecka / członka rodziny
• Alkohol i zachowanie w pracy
• Wypowiedzenie
• Inne prawa i obowiązki

\

:::tip Warto wydrukować pracownikowi niezbędne informacje w formie poręcznego poradnika.

:::

\

Wydanie odzieży roboczej, uniformów.

:::info Przypisz ten krok do pracownika BHP

:::

\

1. Stołówka
2. Parking
3. Sanitariaty
4. Inne pomieszczenia

Oprowadzanie moze zrobić pracownik HR lub Druh (Buddy). Przypisz ten krok do właściwej osoby.

\

Zgodnie z kodeksem Pracy szkolenie BHP jest konieczne przez przystąpieniem do zadań służbowych. najlepiej zorganizować je w pierwszy dzień pracy.

:::info Przypisz ten krok do inspektora BHP.

:::

Szkolenie BHP powinno obejmować:

\

• [ ] Instruktaż ogólny

  • [ ] Zakres onbowiązków pracowników, organizacja pracy

  • [ ] Zasady przydziału odzieży roboczej

  • [ ] Porządek i czystość w miejscu pracy

  • [ ] Zasady poruszania się po terenie zakładu pracy

  • [ ] Zagrożenia występujące w zakładzie pracy

  • [ ] Profilaktyczna opieka lekarska – zasady jej sprawowania w odniesieniu do stanowiska instruowanego

    \

  \

• [ ] Instruktaż stanowiskowy

  • [ ] Przygotowanie pracownika do wykonywania określonej pracy (miejsce pracy, narzędzia, zagrożenia)
  • [ ] Pokaz sposobu wykonywania pracy zgodnie z zasadami BHP
  • [ ] Próbne wykonanie zadania przez pracownika pod kontrolą instruktora
  • [ ] Samodzielna praca pracownika pod nadzorem instruktora
  • [ ] Omówienie i ocena przebiegu wykonywania pracy przez pracownika

  \

\

Trener produkcji przekazuje nowemu pracownikowi plan szkoleń

:::info Przypisz ten krok do trenera produkcji.

:::

\

:::info Przypisz ten krok do brygadzisty.

:::

\

:::tip Zaplanuj możliwe szczegółowo wszelkie nadchodzące szkolenia. Rozbij je na tyle kroków, ile potrzebujesz, by mieć pewność, że o niczym nie zapomnisz.

:::

:::info Przypisz je do osób, które będą je realizowały.

:::

\

Omówienie organizacji działających w firmie:

• Związki zawodowe
• Organizacje sportowe
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
• Rada pracownicza
• Inne

\

\

Omówienie zasad pracy

:::info Pracownik HR powinien upewnić się, że zasady pracy są dla pracownika jasne.

:::

:::warning Aby mieć pewność, że wszystko dla pracownika jest jasne, możesz przygotować test kontrolny - najlepiej w przyjemnej formie - np. grywalizacji za pomocą aplikacji do tworzenia quizów kahoot!

:::

https://www.youtube.com/watch?v=KQRpKhZkVt0

\

:::tip Takie spotkanie z HR możesz wykorzystać również do rozmowy z pracownikiem na temat tego, jak ocenia pierwszy tydzień pracy oraz przebieg wdrożenia.

:::

\

Spotkaj się z brygadzistą / trenerem produkcji, by dowiedzieć się, jak przebiega wdrożenie pracownika. Warto też spotkać się z druhem bądź/i pracownikiem.

:::info Dodatkowe informacje pozwolą Ci kontrolować przebieg onboardingu, wyłapywać błędy i stale usprawniać cały proces!

:::

\

Spotkania onboardingowe

• [ ] Spotkanie z brygadzistą
• [ ] Spotkanie z opiekunem onboardingu
• [ ] Spotkanie z onboardingowanym

\

:::tip Przygotuj i prześlij uczestnikom agendę spotkania. Stosuj w miarę możliwości standaryzowane metody, które pozwolą ci lepiej analizować zebrane dane.

:::

:::warning Pierwszy feedback, jakiego udzielisz pracownikowi jest częścią onboardingu kultury organizacji. Pokazuje “jak to się robi” w Twojej firmie. Zadbaj o to, by dostarczył pozytywnych wniosków i zmian!

:::

\

:::tip Jeśli nie ma możliwości wykonania ankiety online, możesz zaplanować ją w formie papier+ ołówek.

:::

[Tu znajdziesz przykład ankiety, którą możesz wykorzystać] (https://www.ifacts.co.za/wp-content/uploads/2020/04/On-Boarding-Questionnaire.pdf)