Onboarding zdalny – jak wdrożyć pracownika online

Pomysły, dobre praktyki i przykłady z innych firm. Najczęstsze błędy onboardingu zdalnego oraz sposoby na ich uniknięcie.

Dla 62% firm nadrzędnym celem onboardingu jest zintegrowanie nowej osoby z kulturą organizacji.

Jak zrobić to zdalnie?

Przygotowując onboarding w formie zdalnej nie wystarczy po prostu przenieść wszystkich informacji do intranetu czy pliku .pdf. Choć onboarding online jest trudniejszy do przygotowania i przeprowadzenia niż forma stacjonarna wdrożenia pracownika to dobrze przygotowany, może być nawet ciekawszy i bardziej angażujący!

Z tego artykułu dowiesz się:

Zdalny onboarding online – planowanie

Każdy onboarding to wyzwanie. Onboarding online to dodatkowo konieczność zadbania o:

  • Przejrzystą komunikację (częściej porozumiewamy się za pomocą słowa pisanego, niż mówionego, co sprawia, że trudniej odczytać intencje i emocje)
  • Utrzymanie uwagi onboardingowanego (łatwiej ją stracić, kiedy przez cały dzień patrzy się w monitor),
  • Zwiększenie jego zaangażowania w proces (będąc w biurze, jesteśmy naturalnie zaangażowani w pracę. W pracy z domu, trzeba o to dodatkowo zadbać),
  • Ułatwienia wejścia w grupę pracowniczą, z którą nie ma bezpośredniego kontaktu,
  • Szerszą informację zwrotną od osoby onboardingowanej (by móc na bieżąco poprawiać proces).

Planując kolejne etapy działań, bierz pod uwagę wszystkie poziomy onboardingu, na jakich chcesz wdrożyć pracownika do pracy.

Przygotowanie pracownika do specyfiki pracy zdalnej

Nie każdy już pracował zdalnie i potrafi to robić. Jeśli Twój nowy pracownik nie pracował dotąd zdalnie, możesz w ramach preboardingu pomóc mu lepiej zorganizować sobie przestrzeń i warunki do pracy. Warto też podpowiedzieć pracownikowi, jakie techniki może zastosować, by uniknąć mieszania życia prywatnego z zawodowym.

Oboarding procedur online - które dokumenty można podpisać zdalnie?

W zasadzie wszystkie:

  • Aby umowa o pracę była ważna, wystarczy wymiana skanów czy zdjęć podpisanych dokumentów (co do zasady, ważna jest nawet umowa ustna między stronami, ale najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy powinna być potwierdzona pisemnie – art. 29 § 2 KP). Oczywiście, dla ewentualnych celów dowodowych, zaleca się w miarę możliwości wymianę oryginałów, ale nie ma konieczności, by strony spotykały się przy podpisaniu umowy.
  • Wszelkie inne dokumenty pracownicze – w tym regulaminy pracy, zakazy konkurencji, oświadczenia, również można podpisać zdalnie (np. profilem zaufanym).
  • Badanie lekarskie – (wbrew obiegowej opinii) badania medycyny pracy mogą również zostać przeprowadzone zdalnie.

Całość onboardingu procedur można przygotować zdalnie. Pamiętaj jednak by:

  • Wyjaśnić pracownikowi skutki prawne każdego ze sposobów podpisania umowy – pracownik może np. obawiać się, że jego umowa nie będzie ważna, bo jej osobiście nie podpisał,
  • Przygotować FAQ lub zestaw instrukcji w przystępny sposób wyjaśniających pojęcia prawne zastosowane w dokumentach,
  • Zaplanować czas i sposób, w jaki pracownik może dopytać o kwestie, które są dla niego niejasne i których nie rozumie,
  • Nie obciążać go niepotrzebnymi informacjami (w pierwszy dzień informacja o tym, jak uzyskać urlop czy zgłosić chorobowe nie jest potrzebna, ale warto zapowiedzieć pracownikowi, kiedy kwestie te zostaną omówione),
  • Warto również zadać pracownikowi kilka pytań, które dadzą Ci pewność, że wszystko jest dla niego jasne – niekiedy ludzie wstydzą się przyznać do tego, że czegoś nie rozumieją.

Zdalny onboarding zadań i celów stanowiska

Te elementy wymagają indywidualnego zaprojektowania:

  • Dla konkretnego stanowiska,
  • I / lub dla konkretnego pracownika.

Aby zwiększyć zaangażowanie i motywację pracownika wykorzystuj różne metody i techniki, które dywersyfikują proces uczenia (tu znajdziesz kilka inspiracji).

Zamiast tradycyjnych szkoleń stanowiskowych możesz wykorzystać platformy e-learningowe oraz prezentacje. Jeśli to możliwe, wyznacz pracownikowi opiekuna na analogicznym stanowisku.

Zdalny onboarding kultury organizacji

Onboarding poziomu kultury toczy się dwutorowo:

  • Oficjalny – wartości firmy, jej cele, ale równie z zasady i normy, jakie obowiązują w pracy (np. dress code) czy firmowe rytuały (owocowe czwartki).
  • Nieoficjalny – to samo, ale „prawdziwe”. Są to przekonania, wartości, zasady i rytuały, które budują atmosferę i etos pracy w firmie. Mogą pokrywać się z wersją oficjalną, ale mogą być jej częściowym lub całkowitym przeciwieństwem (np. firma deklaruje politykę równych szans, ale awansowani są jedynie „znajomi” szefa i wszyscy pracownicy uważają, że panuje w niej kolesiostwo).

Przy zdalnym onboardingu, wdrażanie pracownika w nieformalną kulturę organizacji jest utrudnione i przebiega dłużej, bo pracownicy mają mniej okazji na obserwację pracy innych pracowników przy pracy oraz mniej szans na nieformalny kontakt.

Warto zatem poświęcić więcej czasu na onboarding kultury i wykorzystać takie techniki jak:

  • Spotkania z zespołem,
  • Burze mózgów i dyskusje,
  • Video spotkania z kolegami i przełożonymi,
  • Spotkania feedback w różnych formach (ankiety zwykłe i NPS, spotkania 1:1).

Onboarding relacji w wersji online

To najtrudniejsza część do przeprowadzenia zdalnie, bo onboarding relacji w dużej mierze odbywa się w sposób naturalny podczas spotkań pracowników w różnych sytuacjach – w windzie, na parkingu, przy ekspresie do kawy. W tradycyjnej formie pracy różnego rodzaju rytuały (np. celebrowanie zwycięstw czy urodzin pracowników) pozwalają skracać dystans, tworzyć więzi, zarządzać emocjami.

W pracy zdalnej takich okazji na budowanie relacji jest znacznie mniej i trzeba je wywoływać. Aby ułatwić wejście w relacje warto:

  • Zaproponować gry i aktywności, które pozwalają pracownikom lepiej się poznać (np. firmowe Taboo),
  • Stworzyć możliwość spotkań 1:1 między pracownikami, na których będą oni mieli okazję porozmawiać,

ProTIP – pamiętaj, że jeśli firma wcześniej pracowała stacjonarnie i jej pracownicy znają się między sobą, wspólnie spędzali ze sobą czas, to nowe osoby pracujące wyłącznie zdalnie, mają dodatkowo utrudnione wejście w grupę pracowniczą. Warto to uświadomić również „starym” pracownikom.

Onboarding zdalny a tradycyjny – różnice

Podstawową zmianą jest oczywiście to, że cały proces odbywa się bez udziału kontaktu fizycznego, na odległość, z wykorzystaniem kamer, telefonów i internetu.

To jednak nie jedyna zmiana. Trzeba również wziąć pod uwagę to, że:

  • w związku z tym, że onboarding oraz cała praca będą wykonywana zdalnie, niektóre elementy onboardingu stosowane dotąd, nie są (aktualnie) potrzebne – np. wiedza o tym, jak wygląda biuro i jaki jest układ pomieszczeń, wiedza o rejestracji czasu pracy za pomocą kart elektronicznych, obsłudze ekspresu itd.
  • Niektóre kwestie, które choć obecnie niepotrzebne, mogą być potrzebne w przyszłości, kiedy (jeśli) firma wróci do modelu pracy stacjonarnej lub hybrydowej. Trzeba o nich pamiętać i zaplanować je na okres reboardingu przy powrocie do biura.
  • w związku ze zmianą formy realizacji pracy, zmienił się sposób przygotowania do niej pracownika (np. w pracy stacjonarnej przygotowanie narzędzi pracy – np. komputera wymagało jedynie pracy informatyka. Przy pracy zdalnej należy również uwzględnić czas konieczny na dostarczenie sprzętu do domu pracownika).
  • W pracy zdalnej obserwacja innych osób przy pracy jest utrudniona. Komunikatów jest mniej. O kwestie wejścia w grupę pracowniczą oraz szkolenia stanowiskowe, trzeba zadbać dodatkowo wykorzystując do tego narzędzia zdalne,
  • Niektóre tematy będą wymagać więcej czasu i zaangażowania ze strony zarówno onboardingowanego jak i jego opiekuna.

ProTip. Pamiętaj o tym, że pracując klasycznie, nie spędzamy całego dnia przed monitorem – mamy przerwy na kawę, spotkania twarzą w twarz, szkolenia. Częściej wstajemy od biurek. Zamiast video spotkania przy biurku możesz np. zachęcić pracownika do rozmowy telefonicznej z drugim pracownikiem podczas spaceru. Oboje oderwą się od monitorów i zażyją nieco ruchu. Pokażesz tym samym, że dbasz o ich samopoczucie i zdrowie!

Jakie błędy są najczęściej popełniane w onboardingu online

  • Brak zadbania o to, by pracownikowi dostarczyć wszystkie niezbędne sprzęty (np. również myszkę / podkładkę lub słuchawki). Brak zainteresowania tym, czy pracownik ma własną przestrzeń do pracy (biurko, krzesło, możliwość bycia odizolowanym od reszty domowników),
  • Brak instrukcji związanych z konfiguracją / ustawieniami sprzętu (dotąd te kwestie robił informatyk w firmie)
  • Brak podstawowych szkoleń z obsługi platform i systemów (to, że ktoś 2 razy korzystał z Zoom czy Skype nie oznacza, że zna wszystkie funkcje i radzi sobie z nimi bez problemu)
  • Przeładowanie pierwszych dni materiałami do czytania i oglądania (brak interakcji społecznych sprawia, że dla nowego pracownika takie zadania stają się nudne i nieciekawe),
  • Zbyt duża ilość informacji w pierwszy dzień lub skupienie się jedynie na kwestiach formalnych (dokumenty, procedury),
  • Większość komunikacji realizowana przez słowo pisane (czytanie instrukcji, komunikator), co sprawia, że komunikacja jest mniej emocjonalna i personalna, mogą pojawić się trudności z interpretacją komunikatu.
  • Brak onboardingu relacji – czyli wprowadzenia pracownika w grupę pracowniczą.

Dobre praktyki i pomysły na zdalny onboarding!

Jakie metody warto wypróbować? Garść porad od Woonity i innych firm!

Stosuj różne metody aktywizacji pracownika

Wprawdzie z tym, że nowo wdrażany pracownik musi cały dzień siedzieć przed monitorem, wiele nie zrobisz (poza „koleżeńskim spacerem”), ale zamiast dawać mu dziesiątki pdfów do czytania, możesz wykorzystać prezentacje interaktywne, filmiki video, grywalizację, testy i ankiety (np. Kahoot!), spotkania z pracownikami online, pracę w grupach online, materiały wysyłane do domu (np. wraz z zestawami powitalnymi).

Agenda – klucz do sukcesu

Wejście w nową firmę generuje ekscytację, ale też niepokój i obawę. Zredukujesz go dostarczając pracownikowi szczegółową agendę kolejnych etapów onboardingu. Plan pierwszego dnia dostarcz wcześniej – np. wraz z wiadomością powitalną (tu znajdziesz wskazówki, jak ją napisać, a tu kilka wzorów welcome emaila)

Jeden buddy? A może trzech!

Firma Buffer1 wdrażając swoich zdalnych pracowników, każdemu przydziela aż trzech kolegów! Jeden odpowiada za wdrożenie na poziomie zadań i obowiązków, drugi na poziomie kultury całej organizacji, a trzeci jest leaderem, który wdraża pracownika w zespół oraz znaczenie pracy nowej osoby dla całej firmy.

Pokaż żywych ludzi, a nie zdjęcia

Przy bezpośrednim onboardingu grupę pracowniczą poznaje się na żywo. Przy onboardingu online często widzi się tylko kierownika, HR’a i druha (buddy), a reszta zespołu prezentowana jest na zdjęciach (np. w systemie HR czy prezentacji). To duży błąd, bo zdjęcia bywają nieaktualne (makijaż, filtry) i nie pokazują mimiki. W efekcie, choć widzieliśmy osobę na zdjęciu, miewamy trudności z jej rozpoznaniem podczas telekonferencji.

Poza zdjęciami postaraj się umożliwić pracownikom zobaczenie się „na żywo” lub poprzez nagranie video. Dla „starych” pracowników tez ważne jest to, by poznać nową osobę, zatem nagranie przez nią komunikatu powitalnego może być jednym z zadań, które buduje onboarding relacji. Taką metodę stosuje np. Siemens, który organizuje „video bio”2 – nagrania od każdego z pracowników.

W grupie raźniej

Firma Capgemini3 swoim nowym pracownikom oferuje komunikator, który pozwala porozmawiać z innymi nowo zatrudnionymi osobami, wymienić poglądy i opinie. Można też zadać przez niego pytanie, na które odpowiedzą ambasadorzy firmy.

Rozmawiaj, kiedy to tylko możliwe

Przy wdrażaniu pracownika online istnieje pokusa, by zarzucić go pdfami, prezentacjami i zadaniami. Jest to łatwiejsze i wymaga mniejszego zaangażowania ze stron prowadzących onboarding, ale:

  • Komunikacja pisemna może być źródłem dodatkowych szumów informacyjnych.
  • Różne słowa, w zależności od wykształcenia i kontekstu kulturowego, mogą oznaczać dla ludzi różne rzeczy – niejasności łatwiej wyjaśnić ustnie niż pisemnie,
  • Wyrażanie emocji za pomocą słowa pisanego jest utrudnione i może być mylnie interpretowane,
  • Nie można na bieżąco kontrolować tego, czy rozmówca rozumie komunikat ani nawet czy jest nim zainteresowany. Dlatego kiedy to tylko możliwe, staraj się wprowadzać nową osobę, wykorzystując kontakt bezpośredni: rozmowę video (indywidualną i zespołową), telefoniczną, w ostateczności nagranie video bądź interaktywną prezentację. Robi tak np. Stack Overflow4, który onboarding kultury prowadzi telefonicznie. Do nowego pracownika, w ciągu 6 tygodni onboardingu, dzwonią różni pracownicy, opowiadając mu o strukturze, historii, celach firmy.

Spraw, by nowa osoba dała się poznać

Onboarding to nie tylko proces poznawania firmy przez nową osobę, ale też poznawania nowej osoby przez zespół. W firmie Enboarder5 po pierwszym tygodniu pracy organizowany jest quiz wiedzy o nowej osobie. Wygrywa ten pracownik, który zdążył się o nowym pracowniku jak najwięcej dowiedzieć!




  1. gojtowska.com/2020/03/16/zdalny-onboarding/
  2. shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/6-things-about-virtual-onboarding-that-worry-new-hires.aspx
  3. capgemini.com/pl-pl/2020/10/jak-wyglada-zdalny-onboarding-w-capgemini/
  4. remote.co/companies-share-how-approach-remote-onboarding/
  5. shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/virtual-onboarding-remote-workers.aspx

Wypróbuj ZA DARMO!

Nie potrzebujesz skomplikowanych systemów by zarządzać ludźmi. Dzięki łatwości obsługi Woonity rozpoczniesz w kilka minut z dowolnego miejsca.

Rozpocznij usprawnianie już teraz.