5 wzorów na onboarding welcome email

Przykłady wiadomości powitalnych dla pracowników gotowe do wdrożenia i wykorzystania w Twojej organizacji.

34% pracowników nie czyta maili od HR*, ale welcome emails otwiera aż 91% pracowników**!

W naszym poprzednim wpisie dowiedziałeś się jak napisać wiadomość powitalną do nowego pracownika. To niezwykle ważny element onboardingu, wizytówka firmy i pierwsze wrażenie, które budujesz. Daj się zainspirować naszymi pomysłami!

Sprawdź nasze przykłady maila powitalnego w onboardingu pracowników:

  1. Mail powitalny w preboardingu, po decyzji o zatrudnieniu,
  2. Wiadomość przed pierwszym dniem pracy,
  3. Uniwersalny wzór maila powitalnego w pracy,
  4. Powitanie pracownika w systemie zdalnym,
  5. Powitanie pracownika w pracy – mail do zespołu.

Wiadomość powitalna po decyzji o zatrudnieniu – wzór

Pierwszy email, który powinien być wysłany tuż po ustaleniu warunków współpracy. Jest pierwszym kontaktem z firmą już na poziomie pracownika (in spe), a nie kandydata.

Dzień dobry [Imię pracownika]

Bardzo cieszę się, że już [data pierwszego dnia] dołączysz do naszej firmy.

Aby jak najlepiej i najpełniej wprowadzić Cię do nas, dostaniesz ode mnie jeszcze kilka wiadomości przed pierwszym dniem pracy. Załatwimy wszystkie formalności i łatwo wejdziesz w naszą organizację.

Na razie zapraszam na naszego bloga i FanPage oraz na nasz kanał YouTube – poznasz tam nie tylko nasza historię, ale również wielu przyszłych kolegów. Na jednym z nich jest Paweł, który będzie Twoim Buddy!

Twój HR Manager.

Zobacz jak wyglądałby ten wzór wiadomości powitalnej po decyzji o zatrudnieniu w Woonity

Mail powitalny dla nowego pracownika przed pierwszym dniem pracy

[Imię pracownika]!

Jutro Twój pierwszy dzień! Bardzo cieszymy się, że już do nas dołączasz.

Zaczynamy o [Godzina] w [Adres].

Jeśli przyjedziesz samochodem, możesz zaparkować na stanowisku A pod budynkiem. Rowery parkujemy w garażu podziemnym.

Po wejściu do budynku, w recepcji odbierz kartę magnetyczną na swoje nazwisko. Spotkamy się w lobby i oprowadzę Cię po biurze. Poznasz też osoby z Twojego zespołu. Załączam krótką prezentację całego zespołu, bo wiem jak trudno nagle zapamiętać imiona sześciu nowych osób – rzuć okiem w wolnej chwili, jeśli masz ochotę.

Do 12:00 uporamy się z formalnościami, a nasz informatyk pokaże Ci system, na którym pracujemy. W kolejnych dniach przejdziesz odpowiednie szkolenia, zatem nie stresuj się, jeśli coś będzie jutro niejasne. Mamy czas.

W porze obiadowej zapraszamy na lunch – daj mi znać, jeśli powinnam wziąć pod uwagę restrykcje żywnościowe.

Po lunchu spotkasz się ze swoim team leaderem, który przekaże ci plan onboardingu na najbliższy tydzień.

Jeśli masz jakieś pytania, jestem pod mailem i telefonem.

Twój HR manager

Zobacz jak wyglądałby ten wzór maila powitalnego dla nowego pracownika przed pierwszym dniem pracy w Woonity

Wzór maila powitalnego uniwersalnego

Taki mail może zostać wysłany automatycznie przez system. Nie zawiera elementów personalizacji i jest neutralny płciowo.

Witaj!

Cieszymy się, że jesteś z nami! To Twój pierwszy dzień i chcemy, by był wyjątkowy.

Twój sprzęt i dostępy są gotowe. Wszystkie informacje potrzebne ci do pracy znajdziesz w swoim profilu pracownika w naszym systemie HR [link]

Plan na pierwszy dzień wygląda następująco: 10:00 – szkolenie wprowadzające w Sali Niebieskiej. 10 minut wcześniej przyjdzie po Ciebie Twój Druh (buddy), który przez pierwszy miesiąc będzie Cię wspierał i pomagał. Po drodze poznasz wszystkie zakamarki naszego biurowca.

Około 12:00 zapraszamy na lunch. Dołączy do nas kilka osób z Twojego nowego zespołu.

Na 15:00 zaplanowaliśmy spotkanie z CEO. Brzmi groźnie, ale Piotr to bardzo ciepły człowiek i już nie może się doczekać, żeby Cię poznać.

Wiemy, że pierwszy dzień to sporo stresu, dlatego po spotkaniu możesz zakończyć pracę na dziś!

I nie zapomnij wychodząc odebrać na recepcji małego podarunku dla Twoich bliskich. Chcemy, żeby to dla nich był również miły dzień!

Twój HR Manager
Dane kontaktowe

Zobacz jak wyglądałby ten wzór maila powitalnego uniwersalnego w Woonity

Mail powitalny dla pracownika zdalnego (remote work)

W twojej organizacji pracuje się w trybie home office? To wymaga zadbania o to, by pierwszy dzień przebiegł bez problemów również w kwestii technikaliów. Warto o tym napisać w mailu do pracownika wysyłanego przed pierwszym dniem pracy.

Cześć

Za kilka dni [data] zaczynasz pracę w naszej firmie. Bardzo się z tego cieszymy i aby wszystko przebiegło sprawnie, już od pierwszego dnia musimy ustalić kilka szczegółów.

Sprzęt do pracy

W załączniku znajdziesz formularz „Zapotrzebowanie”. Zaznacz w nim, czego będziesz potrzebować do pracy. Nie krępuj się – mamy wygodne krzesła, biura i tyle monitorów, ile potrzebujesz. Sprzęt dojdzie do Ciebie kurierem na minimum 2 dni przed rozpoczęciem pracy, abyś miał czas na wygodne zainstalowanie się w domu.

Łącze internetowe

Stale korzystamy ze komunikatorów i videorozmów. Musimy mieć pewność, że Twoja sieć zniesie takie obciążenie. Tu możesz zrobić test łącza [link] pamiętaj też, że na jego obciążenie wpływa to, jak używają internetu inni domownicy, w czasie kiedy pracujesz. Jeśli Twój internet nie będzie wystarczająco szybki, nie martw się – dostaniesz router lub internet mobilny.

W pierwszy dzień spotkamy się na zoom [link] – punktualnie o 09:00 będzie na Ciebie czekał Piotrek, Twój manager.

Przez pierwszy tydzień zaplanowaliśmy szkolenia z systemów, których używamy w firmie oraz sposobów komunikacji. Poznasz też cały zespół i zrobimy przynajmniej jedno spotkanie integracyjne.

Do zobaczenia online.

Zobacz jak wyglądałby ten mail powitalny dla pracownika zdalnego (remote work) w Woonity

Mail powitalny do współpracowników – wzór

Poza wiadomością do osoby, która dołącza do zespołu, warto wysłać również informację do wszystkich innych pracowników:

  • W całej firmie, jeśli firma jest mniejsza (do 50 osób)
  • W dziale lub teamie, jeśli firma jest duża (w takim przypadku informację o nowej osobie można zamieścić w medium, z którego firma korzysta do przekazywania pracownikom informacji – w intranecie, biuletynie, na tablicy informacyjnej.

W takiej wiadomości napisz:

  • Kim jest nowy pracownik (jakie ma doświadczenie, dlaczego dołączył do firmy),
  • Czym przede wszystkim będzie się zajmował,
  • Z kim będzie współpracował (to pozwala pozostałym pracownikom ułożyć sobie nową osobę w strukturze),
  • Jaką jest osobą – zainteresowania, pasje i informacje, którymi nowa osoba chce się podzielić. Taki „portret” pozwala lepiej poznać nową osobę, a przy dużej firmie również wesprzeć nieformalne kontakty między pracownikami oparte na podobnych zainteresowaniach.

Cześć wszystkim!

Od dziś mamy w zespole Kasię!

Kasia przyszła do nas z naszej konkurencyjnej firmy XYZ, gdzie pracowała przez ostatnie 3 lata na stanowisku Junior Account Manager. U nas objęła stanowisko Account Managera i będzie odpowiadać za relacje z klientami z rejonu polski północno – wschodniej.

Kasia pracuje w teamie Agnieszki, która jest jej bezpośrednim przełożonym.

Po pracy Kasia lubi chodzić na koncerty rockowe (jej ulubiony zespól to the Rumjacks) i opiekuje się dwoma kotami.

Jeśli chcecie powiedzieć Kasi coś o sobie, umówić się na lunch lub macie wspólne zainteresowania możecie napisać do niej na adres kasia@naszafirma.pl – pod tym adresem Kasia będzie też odbierać maile od naszych klientów.

Zobacz jak wyglądałby ten wzóra maila powitalnego do współpracowników w Woonity

Mail powitalny dla nowego pracownika w Woonity

Nasze wzory możesz wykorzystać bezpośrednio w Woonity, przy projektowaniu kroku (typ email), który będzie kierowany do osoby wprowadzanej na ścieżkę. System sam wyśle maila w odpowiednim czasie. Nie musisz nawet o tym pamiętać!

Jeśli chcesz, by twój mail powitalny był bardziej spersonalizowany i wykorzystywał imię nowego pracownika, nazwę działu lub inne charakterystyczne tylko dla tego osoby informacje, wprowadź w Woonity krok wysyłka wiadomości powitalnej, który przypomni Ci w odpowiednim czasie o tym, by wysłać mail.

Wzory maila powitalnego kuszą łatwością wykorzystania, ale najlepiej, jeśli w oparciu o dobre praktyki stworzysz własną wiadomość, która będzie dopasowana językiem oraz wyglądem, do stylu komunikacji, jakiego używacie w firmie. Jeśli chcesz wiedzieć jak to zrobić, sięgnij do naszego wpisu – jak napisać mail powitalny w nowej pracy.




* Badanie SlickText 2019 (dostęp 04.12.2020)

slicktext.com/blog/2019/06/survey-workplace-communication-statistics/

** Smartrecruites (dostep 04.12.2020)

smartrecruiters.com/blog/how-to-write-an-effective-welcome-email-to-new-employees/

Wypróbuj ZA DARMO!

Nie potrzebujesz skomplikowanych systemów by zarządzać ludźmi. Dzięki łatwości obsługi Woonity rozpoczniesz w kilka minut z dowolnego miejsca.

Rozpocznij usprawnianie już teraz.