Onboarding nowych pracowników – co to znaczy ?

Na czym polega onboarding nowego pracownika i jakie są korzyści dla firmy, HR, managera i pracowników z jego wprowadzenia?

Jakim etapem cyklu życia pracownika jest onboarding? Jakie mogą być poziomy onboardingu w nowoczesnej organizacji? Sprawdź czym różni się onboarding pasywny od proaktywnego i na czym polega model 4C.

Z tego artykułu dowiesz się:

Onboarding nowych pracowników – co to jest?

To proces przygotowania i wdrożenia nowej osoby do pracy, dzięki któremu, pracownik zdobywa wiedze i umiejętności potrzebne do efektywnego funkcjonowania w firmie.

Obejmuje nowe osoby w organizacji: pracowników, współpracowników, kontraktorów, osoby realizujące pojedyncze zlecenia (np. freelancerów), wolontariuszy, praktykantów.

Choć z reguły mówi się o onboardingu w firmie, to proces ten może dotyczyć każdego organizacji, w którą wchodzi nowa osoba:

  • Organizacji NGO (fundacja, stowarzyszenie) – onboarding wolontariuszy i współpracowników,
  • Szkoły, uniwersytetu – onboarding uczniów,
  • Instytucji publicznej – pracowników, współpracujące instytucje,
  • Grupy religijnej,
  • Organizacji militarnej.

Więcej o tym, kogo dotyczy proces onboardingu.

Onboarding jako pierwszy etap Employee Experience

W doświadczeniu pracownika (Employee Experience) onboarding stanowi I etap. Czas jego trwania określa się na 0-3 miesięcy (choć niektórzy rozciągają go nawet do roku).

II etap podróży pracownika przez organizację to wczesny rozwój (Initial Development) – trwa od 3-24 miesięcy. Po tym okresie pracownik jest już w pełni efektywnym członkiem zespołu i możne rozwijać się w jego strukturach w kontekście nowych zadań czy stanowisk.

III etap to ciągły rozwój i pozostawanie w firmie (Ongoing Development and Retention). W założeniu powinien być najdłuższym etapem podróży pracownika.

IV etap to moment wyjścia z organizacji, czyli koniec podróży – offboarding. Trwa przez 3 ostatnie miesiące pracy.


Etapy podróży pracownika

Cztery etapy podróży pracownika przez organizację

Poziomy onboardingu

O onboardingu można myśleć na kilka sposobów (w zależności od tego, co obejmuje i czego wymaga od uczestników).

Onboarding pasywny, potencjału i proaktywny

W onboardingu pasywnym nowy pracownik jest obiektem, na którym prowadzone są działania wdrażające. Nic od niego nie zależy. Z reguły pasywny onboarding skupia się na procedurach, dokumentacji, narzędziach i zasadach pracy. Jest jednakowy dla wszystkich osób w organizacji, nie uwzględnia indywidualnych potrzeb ani zadań charakterystycznych dla danego stanowiska pracy.

High Potential Onboarding uwzględnia zakres zadań na danym stanowisku i ma dodatkowo przygotować pracownika do pełnionej przez niego roli. Można powiedzieć, że jest realizowany z perspektywy firmy, która chce jak najszybciej mieć efektywnego pracownika (jednak takie kwestie jak jego zaangażowanie czy samopoczucie są tu pomijane). Najważniejszym elementem jest tu zrozumienie przez pracownika celów jego stanowiska oraz sposobu, w jaki je może osiągać. High Potential Onboarding jest specyficzny dla stanowiska pracy i najczęściej realizowany przez managera.

Onboarding proaktywny – nowa osoba jest aktywnym podmiotem działań wprowadzających. Program onboardingu jest zorganizowany w sposób umożliwiający aktywne uczestnictwo w procesie, naukę przez doświadczenie, samodzielną eksplorację. Ta forma onboardingu obejmuje również cele i zadania całej firmy (by pracownik rozumiał, jak jego praca wpływa na resztę zespołu, efektywność całej firmy, klientów) oraz kulturę organizacji, wraz jej aspektami nieformalnymi – np. tym, jak pracownicy spędzają ze sobą czas, jak się komunikują, jakie są tabu w firmie, mity czy rytuały.

Onboarding – model 4C

Onboarding, który obejmuje wszystkie obszary „życia zawodowego” pracownika, czyli:

  1. Jego środowisko pracy (biurko, sprzęt, dostępy) – tzw. onboarding procedur – Compliance,
  2. Jego zadania i cele do osiągnięcia – tzw. onboarding zadań – Clarification,
  3. Jego zespół oraz inne osoby, z którymi współpracuje – tzw. onboarding relacji – Connection,
  4. Cele i zadania całej firmy oraz jej kultura organizacyjna – tzw. onboarding organizacji – Culture.

Na ten moment, to najpełniejsza wersja onboardingu, która jeśli jest realizowana na wszystkich poziomach C, jest rozumiana, jako onboarding proaktywny, najpełniej przygotowujący pracownika do bycia członkiem organizacji.

Pod względem formy, onboarding można realizować za pomocą:

  • Szkoleń stacjonarnych,
  • Treningów „on the job”,
  • e-learningów,
  • webinarów,

Niekiedy wykorzystywane są różne techniki i metody onboardingu – np. job shadowing, grywalizacja, wsparcie kolegów (program druh-buddy).

W zależności od tego, gdzie przebywa pracownik i w jakiej formie wykonuje pracę, proces ten można realizować stacjonarnie (w siedzibie firmy), przez internet (onboarding zdalny) lub w formie hybrydowej.

Onboarding – co znaczy dla firmy i pracowników?

Wprowadzenie programu onboardingu nowych pracowników do firmy, jego standaryzacja i profesjonalizacja przynosi firmie szereg korzyści, które dobrze prezentują statystyki onboardingu.

Z perspektywy firmy dobrze przygotowany onboarding to zysk (osiągany pośrednio), a na który składają się między innymi:

  • Szybsze uzyskanie pełnej efektywności pracy nowej osoby,
  • Szybszy wzrost z inwestycji poniesionej na jej rekrutację,
  • Zmniejszenie ryzyka tego, że nowa osoba odejdzie z pracy i koszty poniesione na rekrutację i wdrożenie pracownika się nie zwrócą,
  • Zmniejszenie ryzyka konieczności prowadzenia kolejnej rekrutacji,
  • Wyższa efektywność nowego pracownika wynikająca z jej większego zaangażowania w pracę,
  • Wyższa efektywność pozostałej części zespołu, wynikająca z lepszej i bardziej płynnej współpracy z nową osobą,
  • Mniejsze ryzyko popełnienia błędów względem kontrahentów i klientów firmy,
  • Wyższa renoma, employer branding i wizerunek firmy.

Onboarding a zysk firmy

Prawidłowo przeprowadzony onboarding zwiększa produktywność nowych osób aż o 70%!

Korzyści z onboardingu z perspektywy HR:

  • Wyższa retencja, czyli mniejsza ilość pracy związana z prowadzeniem rekrutacji,
  • Powtarzalność procesu umożliwiająca badanie jego efektywności i poprawę,
  • Wyższe zadowolenie przełożonego,
  • Łatwiejsze pozyskiwanie nowych talentów (z uwagi na wyższy Employer Branding).

Korzyści z onboardingu z perspektywy przełożonego:

  • Szybsze wdrożenie pracownika do pracy,
  • Wyższa jakość pracy,
  • Mniejsza ilość błędów,
  • Mniejsze ryzyko porzucenia lub odejścia z pracy,
  • Mniej konfliktów w zespole.

Onboarding a manager

Przełożeni osób, które przeszły onboarding są o 20% bardziej zadowoleni z ich pracy

Korzyści z onboardingu z perspektywy zespołu:

  • Lepsza komunikacja,
  • Wyższe zaufanie między pracownikami,
  • Lepsza atmosfera pracy,
  • Mniej konfliktów w zespole.

Korzyści z onboardingu z perspektywy nowego pracownika

  • Jasność celów i oczekiwań,
  • Redukcja stresu, lęku i niepokoju związanego z nowym środowiskiem,
  • Poczucie większej sprawczości, wpływu i własnej efektywności,
  • Zmniejszenie poziomu frustracji wynikającego z braku wiedzy na temat zasad, procedur panujących w firmie.

Onboarding a pracownik

92% pracowników po dobrym onboardingu ma poczucie bycia produktywnymi

Wypróbuj ZA DARMO!

Nie potrzebujesz skomplikowanych systemów by zarządzać ludźmi. Dzięki łatwości obsługi Woonity rozpoczniesz w kilka minut z dowolnego miejsca.

Rozpocznij usprawnianie już teraz.