Jak napisać mail powitalny w nowej pracy

Jak napisać list powitalny dla nowego pracownika, by poczuł się w firmie jak w domu, już na etapie preboardingu?

W marketingu internetowym osoby, które otrzymają wiadomość powitalną po zarejestrowaniu się na stronie wykazują o 33% wyższe zaangażowanie w markę. Onboarding to również częściowo marketing Twojej firmy. Zadbaj o niego.

Rekrutacja zakończona. Nowa osoba już niedługo pojawi się w biurze. W zasadzie od dnia uzgodnienia warunków współpracy zaczyna się onboarding, którego najważniejszym elementem jest dobra komunikacja. Wiadomość powitalna to jedno z podstawowych narzędzi onboardingu wykorzystywane praktycznie zawsze i na wielu poziomach. Sprawdź, jak robić to dobrze.

Z tego artykułu dowiesz się:

Mail powitalny w nowej pracy – po co?

Cel wiadomości powitalnej dla nowego pracownika czy członka organizacji to:

  • Redukcja stresu i niepokoju u nowej osoby,
  • Budowanie pozytywnego wrażenia pracownika (employee experience) już od samego początku,
  • Utrzymanie lub wzmocnienie zaangażowania, co zmniejszy ryzyko porzucenia pracy przed lub tuż po jej rozpoczęciu,
  • Ułatwienie wejścia w organizację poprzez rozpoczęcie onboardingu na poziomie kultury i relacji.

Jak widać, celem nie jest po prostu przekazanie podstawowych informacji o firmie. To wiadomość, która:

  • Pokazuje, jak ważny jest dla nas nowy pracownik (dlatego warto unikać słowa „gratulacje” – bo to nie my gratulujemy pracownikowi sukcesu, że się do nas dostał, tylko powinniśmy pogratulować sobie, że taką fantastyczną osobę znaleźliśmy!),
  • Wprowadza pracownika w język używany w firmie oraz jej wartości (język, jakiego użyjemy, „ustawi” sposób patrzenia na firmę i na cały zespół),
  • Ma sprawić, że pracownik będzie się cieszył, że zaczyna dla nas pracę (a nie pomyśli „o matko, w co ja się wpakowałem…”).

Czy w procesie onboardingu wystarczy tylko jeden mail powitalny?

W Woonity jesteśmy zwolennikami precyzyjnego osadzania działań w czasie. Oczywiście można wysłać pracownikowi tylko jeden mail powitalny, ale w większości przypadków będzie on zbyt długi, przeładowany i dostarczy informacji i treści, które w danym momencie nie są pracownikowi potrzebne.

Osoba wchodząca do organizacji ma kilka „sytuacji wejścia”:

  • Moment podjęcia decyzji o tym, że dołączy do organizacji – czyli moment ustalenia warunków i daty współpracy. Nowa osoba formalnie nie jest jeszcze jej członkiem,
  • Pierwszy dzień w pracy, w którym faktycznie jest już jej członkiem,
  • Moment wejścia w grupę pracowniczą, poznania zespołu, kolegów. Najczęściej jest to jednocześnie pierwszy dzień pracy,
  • Moment wejścia w zadania i obowiązki, który może być odroczony względem pierwszego dnia w pracy nawet o kilka dni.

W każdym z tych etapów można wysłać maila powitalnego.

Kiedy wysłać wiadomość powitalną?

W zależności od tego jak długi jest okres pomiędzy potwierdzeniem warunków zatrudnienia a pierwszym dniem w firmie oraz od tego, jaki jest typ firmy i stanowiska, wiadomość powitalną można wysłać na kilka czy kilkanaście tygodni przed pierwszym dniem pracy bądź w pierwszy dzień. Nie ma przeszkód, by wysłać kilka wiadomości powitalnych z różnymi informacjami.

W Woonity zachęcamy do rozpoczęcia onboardingu wcześniej – przed pierwszym dniem i wysłania pierwszej wiadomości powitalnej tuż po potwierdzeniu zatrudnienia oraz kolejnej wiadomości przed pierwszym dniem pracy. W dniu rozpoczęcia witamy pracownika w firmie i w zespole.

Mail powitalny w ramach preboardingu

Powinien być w wysłany jak najszybciej po potwierdzeniu warunków współpracy. To pierwszy, po rekrutacji, kontakt firmy z nową osobą, który ma wpływ na pierwsze wrażenia pracownika na temat firmy.

W takiej wiadomości można:

  • Podkreślić jak ważne jest dla nas to stanowisko i jak cieszymy się z tego, że znaleźliśmy na nie odpowiednią osobę,
  • Przedstawić (w dużym skrócie) plan preboardingu do momentu rozpoczęcia pracy,
  • Podać dane kontaktowe do osoby kontaktowej w okresie preboardingu.

Mail powinien być personalizowany.

ProTIP: Ankietę lub NPS dotyczący procesu rekrutacji lepiej wysłać osobnym mailem, by kandydat / pracownik miał poczucie anonimowości. Inaczej możesz otrzymać zafałszowane dane.

Zobaczy video o kulturze organizacji z Zappos

W pierwszym mailu możesz też zacząć wprowadzać pracownika w kulturę organizacyjną. Zobacz poniższy filmik w firmy Zappos, który pokazuje jak pracuje się w Zappos. Po takiej dawce emocji każdy pracownik nie mógłby się już doczekać pierwszego dnia!



Kiedy wysłać wiadomość powitalną?

Mail powitalny przed pierwszym dniem pracy

Wysyłany najczęściej jeszcze na prywatną skrzynkę mailową lub jako wiadomość na komunikatorze. Jego celem jest nie tyle powitaniem w pracy, co sposobem na redukcję napięcia związanego z pierwszym dniem i przygotowaniem pracownika na to, co będzie się działo w czasie pierwszego dnia.

Taki mail powinien zawierać:

  • Potwierdzenie godziny i miejsca rozpoczęcia pracy,
  • Informacje o sposobie dotarcia do biura (jeśli konieczne),
  • Zasady dress code w pierwszy dzień,
  • Listę dokumentów, które pracownik powinien mieć ze sobą,
  • Szczegółowy plan dnia,
  • Informacje kontaktowe do osoby, którą trzeba powiadomić w razie trudności (np. spóźnienie się).

Wiadomość powitalna przed pierwszym dniem – przykład Manatee County Goverment

Zobacz, jak zrobiło to hrabstwo Manatee na Florydzie. Dzięki wykorzystaniu humoru i szczegółowej prezentacji na temat pierwszego dnia, stres nowego pracownika będzie opanowany, a pracownik bez trudny znajdzie drogę do recepcji.





Choć… my byśmy po prostu i tak powitali pracownika już na parkingu. Czy nie byłaby to miła niespodzianka?

Mail powitalny w pierwszy dzień pracy

Pracownik powinien w nim znaleźć:

  1. Gorące powitanie!

  2. Opis kolejnego kroku (może nim być np. wypełnienie swojego profilu w systemie HR, obejrzenie filmiku o firmie, umówienie się na lunch z buddy itd.).

Możesz też dodać informacje o firmie, o zespole, bardziej szczegółowy plan dnia czy całego onboardingu.

Treść tej wiadomości będzie zależała od tego, czy wysyłałeś wcześniej już inne maile powitalne. Najważniejsze jest to, by mail był radosny, a pracownik po zapoznaniu się z nim był podekscytowany tym, że zaczyna pracę w Twojej firmie!

Zobacz jak NIE powinien wyglądać pierwszy mail w nowej pracy



Welcome email – treść, zasady, metody

Zasady pisania wiadomości powitalnej dla pracownika:

  • Bądź entuzjastyczny – dołączenie do firmy to radosne wydarzenie!
  • Bądź empatyczny – redukuj lęk i napięcie
  • Bądź spójny – dopasuj język i styl do kultury firmy
  • Bądź otwarty – potraktuj wiadomość powitalną jako zaproszenie do rozmowy, a nie jak komunikat,
  • Pamiętaj o chwytliwym tytule – mail powitalny to marketing. Musisz zachęcić do jego otwarcia!

Grafiki, gify, memy

Elementy graficzne w mailu sprawiają, że łatwiej się go czyta, pozwalają zilustrować to, co chcemy przekazać, potrafią wywołać uśmiech i rozbawić (co redukuje stres, który u osoby będącej pierwszy dzień w pracy, jest na wysokim poziomie). Nie wahaj się ich wykorzystywać.

Przykład gifa w mailu powitalnym

Video

Nagranie to doskonały sposób na powitanie pracownika przez szersze grono osób. Pozwala:

  • Pokazać biuro lub całą firmę,
  • Przedstawić współpracowników pracowników,
  • Opowiedzieć w zajmujący sposób dowolną historię.

ProTIP: jeśli chcesz przedstawić zespół, możesz nagrać spot, w którym pracownicy mówią coś o sobie – wystarczy 10 sekund na osobę.

Minusem video jest brak możliwości personalizacji (można to zrobić poprzez dogrywanie kilkusekundowego powitania personalizowanego i montaż przy każdym onboardingu, ale jest to metoda dość kosztowna). Video może się też łatwo „zestarzeć” i stracić na aktualności – wystarczy, że ktoś odejdzie z zespołu lub firma zmieni siedzibę.

Inne metody wysłania wiadomości powitalnej (poza e-mail)

Pamiętaj, że choć e-mail to obecnie najbardziej popularny środek komunikacji, nie musisz ograniczać się tylko do maila. Możesz również:

  • Wysłać pracownikowi list w formie papierowej (lub jako pocztówkę)
  • Wysłać wiadomość przez komunikator używany w firmie – np. Slack,

List papierowy jest bardzo oficjalny. To powitanie nowej osoby w firmie w nieco „starym stylu”, z atencją i uważnością. Może być bardzo miłą niespodzianką dla pracownika.

POMYSŁ! Taką wiadomość można też zaadresować do … rodziny pracownika, podkreślając w niej, że zmiana pracy to okres bardzo wymagający i stresujący dla nowej osoby, zatem prosimy rodzinę o wsparcie nowej osoby w tym niełatwym czasie. Miłe zaskoczenie – murowane.

Wiadomość na komunikatorze jest szybka, efektywna i świetnie sprawdza się wtedy, kiedy powitanie nowej osoby chcemy połączyć z jej przedstawieniem reszcie zespołu. Pozwala na spontaniczną i szybką wymianę informacji.

Badania pokazują, że to efektywna metoda komunikacji. Z analiz SlickText 2019 wynika, że 44% pracowników woli dostać SMS lub wiadomość na komunikatorze niż maila.

Jak napisać maila powitalnego w nowej pracy

  1. Zastanów się, jaki masz cel i co chcesz przekazać nowej osobie.

    Czy ma to być jedynie powitanie, by stworzyć miłe pierwsze wrażenie? Czy może chcesz dołączyć od razu informacje o firmie lub zespole? A może Twoim celem jest od razu poinformowanie o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień?

    • Komunikację dopasuj do celów,
    • Nie przeładuj maila zbyt dużą ilością informacji (nie powinien być dłuższy niż 1500 znaków.
    • Wykorzystaj grafiki, video, logotypy, linki, by urozmaicić treść przekazu.
  2. Jakie emocje i wrażenia powinny jej towarzyszyć przy lekturze?

    • Jeśli chcesz uspokoić nową osobę, zredukować stres i napięcie użyj takich fraz jak wsparcie, pomoc, relaks :”Wiem, że pierwsze dni są ekscytujące, ale i stresujące”, „Damy ci wsparcie”, „Pomoc uzyskasz tu i tu”. Użyj humoru, żartów.
    • Jeśli chcesz, by poczuła się dowartościowana i dumna z tego, że do was dołącza, napisz: „Pokonałeś w rekrutacji X kandydatów. Wiemy, że wybraliśmy najlepszą osobę do wspólnego budowania naszej firmy. Razem zrobimy wspaniałe rzeczy!”
    • Jeśli zależy ci na tym, by szybko weszła w relacje z innymi przedstaw zespół, zaproś do intranetu i na blog.
  3. Jakie wrażenia na temat firmy powinien odnieść pracownik?

    Każda firma wyznaje określone wartości. Język i styl komunikacji je odzwierciedla. Jeśli chcesz, by pracownik odniósł wrażenie, że pracuje w firmie poważnej i profesjonalnej, nie stosuj emotikonów i memów, ale jeśli chcesz pokazać, że jesteście firmą otwartą, pełną humoru i pozytywnego podejścia możesz sobie na nie pozwolić.

    Upewnij się, że mail jest pozbawiony slangu branżowego i firmowego - nowa osoba może ich jeszcze nie rozumieć.

    Aby pomóc wam napisać idealny mail powitalny w pracy, przygotowaliśmy kilka wzorów. Sprawdź przykłady maili powitalnych dla pracownika i korzystaj!

Wypróbuj ZA DARMO!

Nie potrzebujesz skomplikowanych systemów by zarządzać ludźmi. Dzięki łatwości obsługi Woonity rozpoczniesz w kilka minut z dowolnego miejsca.

Rozpocznij usprawnianie już teraz.